La pàgina web de l’Arxiu Municipal incorpora a l’apartat Transparència a l’AMGr [2] les eines de gestió que aplica per complir la normativa en materia de gestió documental i transparència (article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents, modificat per l'article 9 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol: Publicitat activa i transparència).
Així, a final d’any s’han actualitzat les dades del registre d’eliminació de documents [3], que informa dels processos emprats, així com dels documents eliminats i de la data, sèrie documental i cronologia*; també s’han actualitzat el quadre de fons de l'Arxiu [4] i el quadre de classificació del fons Ajuntament de Granollers. [5]
Des d’aquest desembre, s’han afegit dos nous instruments de gestió: el vocabulari de metadades [6] i el catàleg de tipologies documentals. [7]
El primer, permet capturar la informació bàsica i obligatòria per complir la normativa a l’hora d’identificar i gestionar la documentació que produeix o rep l’Ajuntament de Granollers. Les metadades permeten descriure el context, el contingut i l’estructura dels documents per assegurar-ne l’autenticitat, la confidencialitat la disponibilitat, i posibilitar la interoperabilitat de la informació i la gestió, així com la protecció, recuperació i conservació física i lògica dels expedients.
El catàleg de tipologies documentals, de la seva banda, és un instrument que permet simplificar i normalitzar la identificació dels documents municipals, tant els produïts com els rebuts. Permet regular la producció i la gestió de documents electrònics en les condicions necessàries per tenir validesa jurídica i poder-se integrar en el sistema de gestió de documents electrònics.
La incorporació d’aquestes dues eines s’emmarca en la subvenció per a aquest any de l’Oficina de Suport a la Iniciativa Cultural de la Generalitat de Catalunya dins els projectes de disseny i per a la implantació d'un sistema de gestió de documents en arxius d'entitats locals i universitats públiques.
* Aquests procediments es porten a terme segons l'aplicació de les Taules d'Avaluació i Accés Documental que dictamina la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat, seguint el protocol de destrucció controlada que determina la CNAATD.